Tele­fon­an­lage Test: Effi­zi­ente Kom­mu­ni­ka­tion im Büro

Das Wichtigste auf einen Blick:

Wie beurteilen Fachzeitschriften Telefonanlagen in ihren Tests?

Der Markt für klassische Telefonanlagen richtet sich heute vor allem an den professionellen Business-Bereich, denn für kleine Firmen sind moderne Router mit integrierten DECT-Mobilteilen meist vollkommen ausreichend. Daher widmen sich die Testberichte zunehmend den anspruchsvollen Netzwerkanforderungen: Wie gut lassen sich die Mobilteile zahlreicher Mitarbeiter über ein komplettes Firmengelände vernetzen? Wie viele Gespräche können gleichzeitig geführt werden? Sind parallele Telefonkonferenzen möglich? Und: Wie gut lässt sich die Lösung in hybride Arbeitsmodelle – also die Kombination aus Büro und Homeoffice – einbinden?

Ebenso spielt die Administration eine zentrale Rolle. Grundlegend ist hier die Frage, ob sich ein System mit mehreren Dutzend Nebenstellen auch einfach und komfortabel verwalten lässt. Eine moderne Telefonanlage sollte unbedingt über eine Weboberfläche verfügen, die von jedem Rechner aus erreichbar ist und sowohl die einzelnen Rufnummern als auch dienstliche Merkmale für jedes Endgerät individuell einstellen lässt. Praktisch ist außerdem eine integrierte Präsenzanzeige, die den Status aller Teilnehmer im Interface sichtbar macht: Telefoniert jemand gerade, ist er verfügbar oder abwesend?
Darüber hinaus ist es wichtig, ob das System kompatibel mit gängigen Kommunikations- und CRM-Softwarelösungen ist. Eine gute Telefonanlage unterstützt heute mindestens die Anbindung an Microsoft 365 (inklusive Teams und Outlook), gängige CRM-Systeme wie Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics sowie optional SAP. Fortgeschrittene Systeme bieten noch weit mehr Schnittstellen und erlauben eine tiefe Integration in bestehende Unternehmensanwendungen.

Cloud-Telefonanlage oder klassische On-Premise-Lösung?

Der Markt hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Klassische Hardware-Telefonanlagen im Serverraum werden zunehmend von Cloud-Telefonanlagen (auch als Cloud PBX, gehostete PBX oder UCaaS-Lösungen bezeichnet) abgelöst. Beim UCaaS-Ansatz (Unified Communications as a Service) werden Telefonie, Videokonferenzen, Instant Messaging und Collaboration auf einer einzigen cloudbasierten Plattform zusammengeführt.

Besonders verbreitet ist die Integration von Telefonie in Microsoft Teams: Mit der Funktion „Teams Phone" lässt sich Teams zu einer vollwertigen Telefonanlage erweitern, die über sogenannte SIP-Trunks oder Direct Routing ans öffentliche Telefonnetz angebunden wird. Daneben bieten spezialisierte Anbieter wie NFON, Placetel, Sipgate oder RingCentral eigenständige Cloud-Telefonanlagen, die ebenfalls eine Teams-Integration ermöglichen. Cloud-Lösungen punkten vor allem mit einfacher Skalierbarkeit, keinen Hardware-Investitionen vor Ort und der ortsunabhängigen Erreichbarkeit aller Mitarbeiter – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Worin liegt der Vorteil einer Telefonanlage gegenüber herkömmlichen Basisstationen?

Mit der zunehmenden Verbreitung der IP-Telefonie und Routern, die DECT-Basen inklusive vieler Dienstmerkmale früherer ISDN-Anlagen bieten, verschieben sich die Vorteile professioneller Anlagen vor allem auf die Unterstützung einer größeren Anzahl angeschlossener Telefone. Üblich ist bei normalen DECT-Basisstationen in Routern eine Obergrenze von etwa fünf bis sechs Mobilteilen; mit einer externen Basis über den Analoganschluss sind zusätzlich weitere fünf bis sechs Geräte möglich.

Moderne Telefonanlagen hingegen schaffen mühelos die Anbindung von bis zu 100 Telefonen und erlauben es, bis zu 30 Verbindungen gleichzeitig zu führen. Zudem ist die Verwaltung der Verbindungen wesentlich komfortabler: Normale Basisstationen und Router bieten meist keine Einsicht in einzelne Leitungen – ob frei, besetzt oder von wem belegt. Eine Telefonanlage vermittelt diese Informationen bequem über ein Webinterface.

Welche Technik steckt hinter zeitgemäßen Telefonanlagen?

Aufgrund der hohen Anzahl möglicher gleichzeitiger Gespräche ist es für eine Telefonanlage wichtig, über einen Telefonanschluss mit ausreichend Kapazität zu verfügen – heute handelt es sich ausnahmslos um einen IP-Anschluss mit großer Bandbreite, der viele parallele Voice-Datenströme bewältigen kann. Die Anbindung ans öffentliche Telefonnetz erfolgt über SIP-Trunks, die flexibel skaliert werden können. Hochwertige Anlagen sind außerdem in der Lage, mehrere externe Telefonkonferenzen parallel zu steuern, an denen auch diverse interne Teilnehmer je Konferenz teilnehmen.

ISDN-Anschlüsse mit S0-Schnittstellen gehören der Vergangenheit an: Die vollständige Abschaltung des ISDN-Netzes in Deutschland ist abgeschlossen – die Deutsche Telekom beendete die Umstellung für Privatkunden bis 2020, für Geschäftskunden bis 2022. Alle modernen Telefonanlagen – ob On-Premise oder Cloud – basieren ausschließlich auf IP- beziehungsweise VoIP-Technologie.